Integritetspolicy för kandidatnätverk

Active Search & HR Consulting AB, org.nr 556663-1254, med adress Regeringsgatan 48, 11156 Stockholm, telefonnummer 08-562 75600 och e-postadress info@active-search.se (”Active Search”) är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter (personuppgiftsansvarig). Vi värnar om din integritet och strävar därför efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa alla vid var tid gällande lagar och regler för dataskydd. Genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur dina personuppgifter behandlas av oss när du är med i Active Search kandidatnätverk.

Personuppgifter som vi behandlar om dig

Personuppgifter som du har lämnat till oss: När du går med i vårt kandidatnätverk kommer du att lämna viss information om dig till oss. Denna information är t.ex. ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, födelseår, nuvarande arbete, nuvarande titel/roll samt de filer som du väljer att lämna till oss, t.ex. ditt cv, personliga brev och tjänstgöringsintyg. Om du går vidare i en rekryteringsprocess kommer Active Search även att behandla uppgifter som du lämnar till oss under rekryteringsprocessen, t.ex. vid intervjuer, genom att uppdatera din kandidatprofil (se ytterligare information nedan).

Personuppgifter som vi har samlat in från dig eller en tredje part:När du går med i vårt kandidatnätverk kan du välja att hämta information från LinkedIn eller Facebook. Om du hämtar information från LinkedIn får Active Search tillgång till ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och annan information som du har publicerat på din LinkedIn-profil. Om du hämtar information från Facebook får Active Search tillgång till ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, ditt födelseår, nuvarande arbete, nuvarande titel/roll samt de filer som du väljer att lämna till oss, t.ex. ditt cv, personliga brev och tjänstgöringsintyg. Active Search får inte tillgång till hela din Facebook-profil.

Om du går vidare i en rekryteringsprocess kan Active Search komma att behandla uppgifter om dig som dina referenspersoner lämnar till oss. Uppgifterna som samlas in från dina referenspersoner kan t.ex. vara uppgifter om dina personliga egenskaper och om din kompetens. I en rekryteringsprocess kan vi även komma att samla in och spara resultat från personlighets- och logiktester som du genomför i samband med rekryteringen till en specifik tjänst.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Administration av din kandidatprofil

Vi behandlar ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, födelseår, nuvarande arbete, nuvarande titel/roll, ditt CV och andra dokument som du har bifogat vid registreringen för att vi ska kunna behandla din profil i kandidatnätverket och matcha dig mot lediga tjänster.

Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter när du är med i Active Search kandidatnätverk är ditt samtycke. Om du inte lämnar dina uppgifter eller inte samtycker till att registreras i kandidatnätverket har vi inte möjlighet att spara dina uppgifter och matcha din profil mot lediga tjänster.

Personlighets- och logiktester samt uppgifter från referenser

Om du genomför ett personlighets- eller logiktest i samband med rekryteringen till en specifik tjänst kan Active Search komma att spara resultatet av testet för att komplettera din kandidatprofil. Den lagliga grunden för att spara resultatet av testet efter att den aktuella rekryteringsprocessen är avslutad är ditt samtycke. Om du inte samtycker har vi inte möjlighet att komplettera din kandidatprofil med resultatet av ditt test.

Om vi har samlat in uppgifter om dig från dina referenser i syfte att utvärdera om du är en lämplig kandidat för en specifik tjänst kan Active Search komma att spara dessa uppgifter för att komplettera din kandidatprofil. Den lagliga grunden för att denna information om dig efter att den aktuella rekryteringsprocessen är avslutad är ditt samtycke. Om du inte samtycker har vi inte möjlighet att komplettera din kandidatprofil med informationen från dina referenser.

E-postutskick med lediga tjänster som matchar din profil (matchmail)

Om du har valt att gå med i Active Search kandidatnätverk kommer din e-postadress samt uppgifter om din kandidatprofil att användas för Active Search utskick som innehåller lediga tjänster som vi har matchat mot din profil (matchmail). Vi använder information om din yrkesroll, utbildningsnivå och branscher du har erfarenhet av i syfte att få mer kunskap om dig som kandidat och för att kunna tipsa dig om relevanta tjänster (profilering). Profileringen sker endast med hjälp av de personuppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig i samband med en rekryteringsprocess. Uppgifterna som används för profilering utgör endast en del av din kandidatprofil och dessa uppgifter analyseras inte för andra ändamål än att göra utskick med lediga tjänster som matchar din utbildningsnivå, branscher du har erfarenhet av och din yrkesroll. Om vi inte profilerar dessa personuppgifter har vi inte möjlighet att skicka matchmail som innehåller relevanta lediga tjänster för dig.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig som kandidat genom att ge dig anpassad och relevant information om lediga tjänster i form av matchmail. Vi har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att skicka matchmail till dig väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade mot bakgrund av det följande. Du har aktivt har valt att gå med i Active Search kandidatnätverk och därmed visat att du kan vara intresserad av en ny tjänst. Du har lämnat information om dig i din kandidatprofil som är relevant för den typ av tjänst som du är relevant för och troligen intresserad av. Vår erfarenhet är att de som är registrerade i vårt kandidatnätverk ofta uppskattar att få matchmail. Vi ger dig möjligheten att enkelt avregistrera dig i varje utskick och följer god marknadsföringssed, t.ex. genom att inte skicka matchmail för ofta. Du kan även när som helst invända mot behandlingen (se nedan för en närmare precisering av dina rättigheter).

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas som utgångspunkt endast av Active Search. Vi kan dock komma att dela din information i enlighet med nedan.

• När du ingår i en rekryteringsprocess kan vi komma att dela din information med den aktuella organisationen vars tjänst du söker.
• Vi kan även komma att dela din information med våra interna och externa IT-leverantörer. Eventuella andra leverantörer som vi anlitar kan också komma att få tillgång till samtliga personuppgifter som vi behandlar om dig, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att fullgöra sina åtaganden i relation till Active Search.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

När du väljer att gå med i vårt kandidatnätverk för att vi ska kunna matcha din profil mot lediga tjänster sparar vi dina personuppgifter i tio år eller tills du återkallar ditt samtycke eller annars begär att vi ska radera dina uppgifter. Efter tio år kommer vi att kontakta dig för att fråga om du fortsättningsvis vill vara registrerad i vårt kandidatnätverk.

Om du redan är med i kandidatnätverket och skickar in en ny ansökan till en specifik tjänst och i samband med det lämnar ditt samtycke till att vara registrerad i kandidatnätverket igen kan Active Search komma att uppdatera din profil med den nya informationen. En ny gallringsfrist om 10 år påbörjas när du väljer att samtycka på nytt. Om du i samband med din ansökan till en specifik tjänst inte väljer att samtycka till att vara registrerad i kandidatnätverket kommer Active Search inte att uppdatera din profil. En ny gallringsfrist kommer då inte heller att påbörjas.

Vi kommer att behandla din e-postadress samt uppgifter om din yrkesroll, utbildningsnivå och branscher du har erfarenhet av för att skicka profilerade e-postmeddelanden med lediga tjänster som matchar din profil (matchmail) så länge som du är med i vårt kandidatnätverk eller tidigare om du väljer att avregistrera dig från utskicken.

Om du har samtyckt till det sparar Active Search resultatet av ett genomfört personlighets- eller logiktest respektive uppgifter om dig från dina referenser under ett år från att det att din kandidatprofil kompletterats med den aktuella informationen.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter, dessa beskrivs närmare nedan. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här policyn.

Återkalla ditt samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas samt tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse

Du har även rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, samt genom att tillhandahålla information komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om:

• personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för;
• om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen;
• om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för att fortsätta med behandlingen som väger tyngre än dina berättigade skäl att inte fortsätta;
• när personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
• om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Active Search omfattas av.

Active Search raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Active Search inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd.

Rätt till begränsning av behandling

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om:

• du bestrider uppgifternas korrekthet (dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta);
• om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning;
• om du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för syftet med behandlingen; eller
• om du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade skäl av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att när som helst invända mot matchmail vilket innebär profilering och att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Om du invänder kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål.

Rätt att inge klagomål

Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (utan att det påverkar något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel). Ett sådant klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när:

• behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller på ett avtal; och
• behandlingen sker automatiserat.

Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

 

______________________

Denna integritetspolicy fastställdes av Active Search  AB den 25 maj 2018.